Med Digital Asset Management – eller DAM – bliver hverdagens opgaver med fil-administration en hel del nemmere og mere præcise. Internt såvel som eksternt.
Både store og små virksomheder kan have gavn af et sådant IT-system. Men jo flere filer og jo flere til at håndtere dem, desto større er glæden naturligvis ved et DAM-system.
Hvordan virker Digital Asset Management?
Digital Asset Management er et IT-system, eller en software, der er installeret et centralt sted, og som du kan lagre dine digitale aktiver på. Herfra kan de medarbejdere, kunder og samarbejdspartnere, i- og uden for huset, få adgang til præcis det, der tillades for den enkelte.
Måske har du allerede kendskab til systemet som en billeddatabase, men andre vigtige filer kan altså også med fordel organiseres i systemet.
Med DAM undgår man en masse løse drev forskellige steder, som man kan have svært ved at overskue.
Den venlige brugerflade
I DAM-systemet organiseres dine dyrebare filer i en let overskuelig mappestruktur, som man kender det fra Windows.
Muligheden for at tilføje metabeskrivelser til alle filtyperne, gør det endvidere dejligt nemt og effektivt at bruge søgefunktionen.
Læs vores guide om Digital Asset Management for mere dybdegående info.
Alle kan have brug for Digital Asset Management
For både nyhedsredaktioner og reklame- og marketingbureauer af en vis størrelse, vil Dam-systemet være helt oplagt at benytte sig af.
Men for eksempel kan den selvstændige freelance-fotograf virkelig også få gavn af at få DAM taget i brug. Systemet kan nemlig hjælpe til med at holde fuldstændig styr på både billederne og kunderne.
Muligheden for at tildele ekstern adgang og rettigheder til de forskellige mapper gør, at kunderne kan serviceres hurtigt, fortroligt og præcist.
Digital Asset Management øger effektiviteten
Systemets mange muligheder for rapportering er særdeles gavnlige. Det giver nemlig et fint overblik over, hvor, hvornår og hvordan de enkelte filer senest er blevet brugt – og af hvem.
Som allerede nævnt kan administrator ret enkelt styre hvem, der skal have adgang til de enkelte filer og hvornår.
Man forestiller sig nemt den effektivitet, som DAM kan tilføre en travl kampagne i marketingafdelingen!
Få helt styr på GPDR-kravene
Persondataforordningens strenge krav kan sagtens give de ansvarlige sved på panden. Her kan DAM-systemet også være en stor hjælp. Systemet gør det muligt at håndtere personfølsomme oplysninger korrekt, så man til hver en tid kan leve op til GPDR-kravene. Men som nævnt kan mange filtyper med fordel organiseres i et Digital Asset Management-system. Det kan være:
- Billeder
- Videoer
- Musik
- copyrights
- Kontrakter
- PDF-filer
- Persondata
- Marketing-materiale
Blot for at nævne nogle af de mest almindelige.
Fremtiden ser spændende ud
DAM-systemer der kombineres med AI (artificial intelligence)? Måske kan resultatet af det møde blive et DAM-system, der selv finder de rigtige filer frem i forhold til de aktuelle begivenheder og trends m.m.? Og måske kan softwaren selv finde ud af at sende filerne til rette vedkommende, helt automatisk, når der er brug for det?
Mulighederne er spændende, og ret mange, med fremtidens intelligente DAM-systemer!